湖南省肿瘤医院GCP优质管理系列访谈第三期｜专访刘小保等五位专家

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关键词：谈

资讯来源：药研发

发布时间： 2022-03-07

前言

上一期节目中我们对湖南省肿瘤医院的杨凤和何丰两位专家进行了专访，为我们介绍了机构伦理如何高效行政流程和驻点CRC/CRA管理方面的经验。本期《临研家》栏目，我们邀请了刘小保、朱松林、彭思意、唐琪、蒋云五位专家为我们介绍一下在临床研究基础体系搭建方面的经验。

五位专家接受访谈

一、SPM集中一管到底AB替代体系

为规范临床试验的立项审批流程、保障临床试验的质量，目前机构一般都设置了专职的机构秘书、合同审核员、质控员、资料管理员等岗位，每个岗位各自分工负责试验过程中的一个或几个环节的工作，如秘书职责为审核项目立项材料、参与方案讨论会、协调项目其他工作等；合同审核员负责所有试验项目的合同报价及合同中各项权责的审核工作；质控员按照机构质控SOP的规定，对机构所有项目抽取一定比例的病例数进行质控；资料管理员负责对所有试验资料进行管理等。

这样的岗位设置虽然看起来每个岗位职责都很明确，但在目前机构，特别是肿瘤临床试验机构承接项目快速增长，而机构配置的人员普遍存在紧张的局面下，容易造成工作难度加大，或权责不清现象的产生，因为工作过程中每个岗位人员均要熟悉所有的临床试验方案，才能根据每个方案完成相关对应的工作，例如湖南省肿瘤医院开展1400余项临床试验，就是要求每个人要去熟悉1400余个试验方案，这是很难做到的。

为避免出现上述问题，湖南省肿瘤医院探索对机构的所有临床试验实行项目管理员负责制，即：根据机构承接的临床试验数量和机构办配置的项目管理员人数，每位项目管理员负责管理着一定数量的临床试验项目，项目管理员职责为参与项目全过程管理：从立项、方案讨论、伦理资料递交、合同初步谈判、启动会准备、药物管理、生物样本管理、项目过程实时质控、项目费用清算、项目开展过程中相关工作协调、直至结题归档等所有工作。同时为保证工作连续性和不间断性，每位项目管理员都配置一位对应的替代人员，这样保证某位项目管理员因出差、临时请假情况下，项目能正常运行，不受任何影响。

之前，该中心也与国内大多数机构一样，设置了1名机构秘书、1名资料管理员、2名质控员，各自分别负责立项审核、资料档案管理、质量控制，在开始每年承接项目量为10~20项项目时，运行还平稳有序，随着承接项目数量的急剧上升，而机构人员配置没有相应增加的条件下，原管理模式逐渐难以适应，随着项目管理员负责制的推行，机构项目承接量快速增长，2017年达到60项，2018年突破100项，2020年疫情期间达到280项，2021年已突破400项。近几年该机构通过本管理模式开展运行了近1400项临床试验，目前仍有近700项研究处于在研阶段。

机构在项目审批过程中设置项目管理员只有27名，涉及的申办方达100余家，之前在项目管理员分配项目的时候，没有考虑与公司做相对匹配，即一个公司的多个项目可能分配至不同的项目管理员，这样造成不同项目管理员对机构制度SOP理解有偏差，出现同一个公司不同项目按照同样标准提交材料，可能会出现不同的回复结果，为解决上述问题，机构从2021年开始采用项目管理员与申办方做相对固定，即哪几个申办方的项目都分配给一位项目管理员，这样节省申办方沟通成本，加速试验前启动行政审批流程。

二、SMO集中优选及淘汰体系

SMO（Site Management Organization, SMO）临床试验现场管理组织已被证明是国际和我国临床试验研究中都非常有效的手段，能提高效率和质量，有效地推进临床试验研究行业的发展。近年来，随着我国创新药临床试验项目数量的不断增多，以及试验质量要求日趋严格，项目复杂程度不断增加等背景下，作为新药临床试验辅助角色出现的SMO，其提供的CRC（Clinical Research Coordinator，CRC）临床研究协调员的需求量也在短期内迅速增加，这对于SMO的管理形成了很大的挑战。

与很多研究中心一样，如何挑选优秀、高效、规范的SMO，并管理其为临床试验提供专业的服务，协助研究者和研究机构承担在临床试验中非医生判断类的事务性工作，提高临床试验质量和进度，推动临床试验规范化进程，是一门值得探索和研究的管理科学。总体来说，SMO合作和管理方式需因地制宜，无论是采用SMO提供CRC的形式，还是共建研究中心等方式，都应该结合自身医院的特点，可多方向的发展和探索。湖南省肿瘤医院通过多年的实践和摸索，形成了一套“现场管理组织SMO 优选、淘汰、集中管理体系”。

具体来说，SMO优选的管理方式流程为：

1. 发布通知，公开遴选SMO；

2. SMO派出全职SM（Site Manager，SM）驻点管理员接受考核，试工1月；

3. 根据SM工作表现和公司既往工作成绩，初步划分SMO等级；

4. 组织会议，SMO公司进行PPT答辩；

5. 投票委员会投票确定SMO最终等级；

6. 建立SMO档案，开始承接项目。

湖南省肿瘤医院建立SMO优选库，对库内SMO公司划分为4个等级，分别为一级库、二级库、三级库和备选库，各级库能承接院内项目数的比例分别为50%、30%、15%和5%。

SMO淘汰的管理方式主要是积分制度，包括有：（1）协助解决问题，加分；（2）获得表扬，加分（3）被投诉，扣分；（4）严重质量问题，扣分；（5）重大质量问题，淘汰。根据SMO的年度考核评分情况，决定SMO的优选级别上升，下降或淘汰。

SMO集中管理方式：

一是对SM的集中管理，首先是对SM的资质有要求，包括：（1）有2年以上CRC工作经验；（2）有肿瘤药物临床试验工作经验；（3）具备一定管理和协调能力；（4）认真仔细、责任心强。对驻点的SM，要求全职在院内机构办公，熟悉掌握院内GCP的各项操作、质控流程。

二是对CRC的集中管理，包括：（1）CRC必须全职驻点该院，只能承接该院临床试验；（2）SMO公司派驻的CRC不少于2名，形成AB角替代制；（3）CRC入职时须经过考核合格后才能上岗，离职时须清晰地完成交接；（4）机构提供CRC专用办公室10余间，临床科室根据情况设置专用CRC办公室；（5）CRC电子化档案管理，统一发放白大褂、胸牌、餐卡等。

该院的现场管理组织SMO优选、淘汰、集中管理体系主要优点是形成了动态的优胜劣汰机制，促使SMO公司立足核心问题即临床试验项目质量，保证院内临床试验高质量的开展。另外，采用集中化的管理SM和CRC方式，尽量降低了CRC人员流动性大的问题，提升了CRC的职业归属感，并加强了CRC的规范化管理。

三、机构-SM-CRC集中培训体系

湖南省肿瘤医院机构常驻的SM人员有34位，驻点的CRC多达400余人。为进一步提高临床研究质量，提高药物临床试验机构整体能力，对于申办方或第三方机构外派至该院参与临床研究的人员，例如SM和CRC，药物临床试验机构结合自身特色，自行探索了一种全新的培训模式。

机构要求派遣该院工作的SM/CRC除了按法规要求参加药物临床试验质量管理规范（good clinical practice，GCP）培训，获得培训证书外，还需参加专门针对SM/CRC这个工作岗位的理论及实操培训。并建立了机构质控培训专员、SM、CRC三级“金字塔”负责制，形成机构-SM-CRC三级控制网络。

SM是SMO公司选派常驻机构的现场主管，其主要职责为管理其公司人员和协助机构对其公司承接的项目进行质量控制。机构的质控培训专员负责对所有SM实施培训，频率为每周一次，针对平时质控工作中的文件管理、SOP管理、人员安排、院内临床试验质量管理制度等进行系统的培训。机构每月收集SM质控中以及机构接受国家局、省局或第三方稽查时发现的重点问题、典型问题，在培训会进行分享与交流，以理论与实际问题相结合的形式，共同探讨与交流，共同发现问题，解决问题。

SM接受过培训以后，会对其分管的CRC进行进一步的培训，在机构与SM共同监督下，开展针对CRC的专业化GCP理论和实际操作培训课程，在CRC入职前半年，每月会针对受试者管理、病房管理、药品管理、标本管理、原始文件和数据管理等内容进行培训，确保CRC能了解院内各项临床研究工作流程，同时由机构或第三方安排“带教老师”全程时间一对一带教，学习CRF填写，AE与SAE收集，SAE上报，中心化随机，文档归类管理、时间管理、与院内各科室沟通渠道和技巧等技能实践。半年带教期结束后，机构会评估其能否独立承担项目，之后正式参与试验项目工作。机构对SM/CRC会进行定期的能力考评，将考评结果告知所在第三方机构，一定程度上挂钩绩效，以保证培训的质量。

同时，由于在短时期内需求猛增，CRC培训体系为跟上行业发展的步伐，机构设有专门的科研及培训小组成员，每年会根据行业新规及机构发展实际情况进行培训课程的设定，有重点、有目的的设计培训课程，并会定期召开SM/CRC座谈会，收集他们在工作中的困难、疑惑，在培训会上进行讨论分析与指导，定期问卷调查，收集他们的需求及满意度，不断更新培训内容，在相互学习，相互进步的同时，保障机构临床试验工作的质量与效率的持续提高。

四、试验药物集中管理体系

湖南省肿瘤医院药物临床试验机构从1999年成立之初，就实行了中心化管理，由GCP药房负责临床试验的药物管理，经过多年的运行逐步形成了一套规范、完善的药物管理体系，于2015年获得中国GCP联盟颁发的“临床研究药物中心化管理项目”示范单位称号。药房根据不同储存条件及管理功能分为常温区、冷藏区、接收区、回收区、过期药物区、资料区等，目前共有7间药房，24台冷藏箱以及麻醉药物专用保险柜，同时还配备了UPS不间断电源防止断电。药房配有专职药师4名，专职药师能够熟练掌握各项管理制度和SOP，从而确保试验药物的接收、发放、保管、回收、退还等各个环节操作规范可靠，能够有效避免药物储存不当、错发、漏发等问题的发生。利用专职药师标准化、专业化、规范化的管理平台，发挥药师的专业优势、更好地实施临床试验药物的规范化管理，为整个临床试验工作奠定良好的基础。

近几年来临床试验飞速发展，特别是肿瘤药物是全球研发的热点，目前中心药房管理在研项目近700项，今年到目前为止已发放药物2万余次，接收药物4900多种，这么大的体量单纯靠人工管理已无法满足内部需求，为了更加科学规范的管理试验药物近年来药房不断完善信息化管理方面的举措，优化管理模式。使用冷链监控系统，24 h 实时监控温湿度，若出现超范围的情况，系统及时通过电话、短信等方式通知管理人员，从而保障药物的储存。使用药物临床试验管理系统，为试验药物接收、发放、回收、退回、库存跟踪、效期管理等提供全面动态管理和实时监控，这些信息化系统的使用都在一定程度助力了科学化管理。

五、生物样本集中管理体系

2015年，国家食品药品监督管理总局发布的《药物临床试验数据现场核查要点》中明确提出“临床试验的生物样本采集、保存、运送与交接必须记录”，并强调生物样本管理的重要性。湖南省肿瘤医院临床试验生物样本采取集中管理，除早期临床研究中心设有单独的生物样本室，全院几乎所有的临床试验样本都归口至机构的四楼生物样本室进行管理，样本的处理、保存、寄送等环节均在生物样本室完成。机构设生物样本室一间，配备离心机两台，临床试验及科研冰箱共四台，不间断电源一台、实时温监控系统、CTMS系统等。

生物样本资源属于不可再生资源，高质量的生物样本对于生物医学研究越来越重要。信息化管理系统能够为建设高质量、高标准的样本库提供有力的支持。机构目前采用CTMS系统管理生物样本，生物样本管理全过程如预处理、离心、保存、运送等均可在系统中体现，相对于以往的数据采集采用纸质记录，目前信息管理模式省时省力，也不容易出错，信息化系统的应用带动了生物样本的精细化管理，不仅可以快速追踪样本信息和记录，而且对实验数据等进行规范化管理，增加了样本管理的准确度。